Hensikten med denne beskrivelsen er å beskrive hva som er lederne i Hvalers sjø sitt felles oppdrag og ansvar, og hva som spesifikt ligger til gruppestyret eller til andre roller i gruppen.  

Roller i en Hvaler sjø 

Felles for alle speiderledere i Hvaler sjø 

Som speiderleder er du en del av et faglig og sosialt lederfellesskap sammen med alle de andre som har lederoppgaver i speidergruppen. Alle ledere er forvaltere av speiderens verdier og skal bidra til at alle i gruppen har det godt i speideren. Alle skal kunne kjenne seg sett og verdsatt, få mulighet til å oppleve mestring, føle seg nyttige, og at de er en viktig del av gruppefellesskapet. Norges speiderforbund sitt formål er å utvikle selvstendige og ansvarlige mennesker som bidrar i samfunnet. Da kreves det gode forbilder!  

Ledere er forbilder og må være bevisste på det de gjør og holdningene de formidler. Det gir signaler til speidere, rovere og andre ledere om hva som er greit og ikke greit og hva som er viktig og riktig. Ikke minst setter det en standard for hvordan vi vil ha det i vår gruppe.  

Alle ledere har taushetsplikt når det gjelder personinformasjon, helseopplysninger og annen informasjon de får innsyn i gjennom vervet i speideren. Som leder representerer du alltid speideren, derfor bør det du formidler til speidere, rovere, foreldre, potensielle medlemmer, samarbeidspartnere, media eller andre være i tråd med speiderens verdigrunnlag.  

Alle ledere forventes å delta aktivt i speidergruppens arbeid og demokratiske prosesser. Det innebærer å delta på ledermøtene, gruppeting og andre møter, samlinger, turer, leirer og dugnader etter avtale med de andre lederne. Hvor mye du skal være med, avtaler du med gruppeleder eller enhetsleder, slik at det er forutsigbart for alle parter. 

Gruppestyret 

Gruppestyret er speidergruppens ledelse og representerer gruppen utad. Styret har det daglige ansvaret for gruppens administrasjon og virksomhet, og skal lede gruppen i tråd med Norges speiderforbunds formålsparagraf, lover og retningslinjer, og sørge for at gruppen følger opp bestemmelser i disse. 

Gruppestyret består av gruppeleder (styreleder) og gruppestyremedlemmer som velges av gruppetinget. Gruppeleder velges for to år av gangen og kan sitte maksimalt tre perioder (seks år) sammenhengende. Gruppestyremedlemmer velges for ett eller to år av gangen, og kan sitte seks år. Det skal tilstrebes at alle enheter er representert i gruppestyret.  

Gruppestyret skal ha gruppestyremøter, og det skal skrives protokoll fra møtene.  

Hvem kan bli med i gruppestyret? 

Alle som har lyst og evne til å følge opp ansvaret som ligger på gruppelederen og gruppestyret, og som ønsker å bidra til gruppens utvikling, kan stille til valg. Gruppestyret skal være medlemmer av speidergruppen og betale medlemskontingent. 

Gruppestyrets ansvar 

Ansvarsområdene til gruppestyret er bredt sammensatt. De kan grovt deles inn i fire kategorier, basert på hvilken kompetanse de krever. Derfor er det en fordel at gruppestyret består av mennesker med forskjellige evner og interesser. Det trenger ikke å være direkte sammenheng mellom ansvarsfordelingen i gruppestyret og de fire kategoriene; det vil si at én og samme person gjerne kan utføre oppgaver innen forskjellige kategorier, og flere styremedlemmer kan ha ansvar for en oppgave sammen. Det viktigste er at den samlede kompetansen i gruppestyret gjør det mulig å utføre oppgavene som ligger under styret på en god måte. Vi skal tilstrebe at ansvarsfordelingen mellom medlemmene i gruppestyret er tydelig avklart for å skape forutsigbarhet.  

Gruppestyret godkjenner enhetsledere og enhetsassistenter til beverkolonien, småspeiderflokken og troppen. 

Aktiv samhandling og kommunikasjon

• ivareta kontakten med speidernes foresatte  
• holde løpende dialog med kretsen om status og behov i speidergruppen 
• ha overordnet ansvar for gruppens eksterne kommunikasjon og besvare henvendelser på vegne av gruppen 
• representere gruppen utad og opprettholde et godt forhold til Hvaler kommune, lokalsamfunn og andre organisasjoner i vårt nærområde

Speideridealer, prinsipper og verdiformidling 

• jobbe for et godt gruppe- og ledermiljø, slik at det oppleves trygt og fint å være i gruppen 
• følge opp og støtte ledere , blant annet gjennom forventningsavklaring og jevnlige 
• oppfølgingssamtaler om videre utvikling sørge for at gruppens enheter arbeider i tråd med prinsipper for program og ledelse , og holde seg oppdatert på satsinger og utvikling i Norges speiderforbund sørge for et godt samarbeid mellom enhetene og i gruppen generelt 
• sørge for at det finnes gode overgangsordninger mellom enhetene 

Ideutvikling, planlegging og analyse 

• ha overordnet ansvar for ledersituasjonen og utarbeide vervestrategi 
• lede utarbeidelse av gruppens strategi og arbeidsplan 
• følge opp vedtak som er gjort i gruppetinget og iverksette planer for å nå gruppens mål 
• sørge for at det lages terminlister for hele gruppen og hver enhet, og følge opp felles arrangementer i gruppen 
• ha oversikt over ledernes kursdeltakelse , vurdere behov for kurs og legge opp en plan for opplæring av ledere 
• skrive gruppens årsmelding og evaluere arbeidet med strategi og arbeidsplan 

Praktisk oppfølging og rutiner 

• rutinemessig oppdatering av medlemsinformasjon i Min speiding og Spond 
• ha ansvar for gruppens e-post, herunder motta og videreformidle henvendelser til gruppen og informasjon fra krets, nettverk og forbund 
• sørge for at gruppen har planer for beredskap og HMS , og rutiner ved uønskede hendelser 
• innkalle til og forberede ledermøter og minst to gruppeting i året 
• ha overordnet ansvar for oppfølging av gruppens eiendommer og utstyr 

Gruppestyrets sammensetting (vedtatt på gruppetingets årsmøte 01.02.2017) 

• Gruppeleder Velges for 2 år av gangen, oddetalls år 
• Gruppeassistent Velges for 2 år av gangen, oddetalls år 
• Gruppeassistent Velges for 2 år av gangen, partalls år 
• Gruppeassistent Velges for 2 år av gangen, partalls år 
• Varamedlem Velges for 1 år av gangen 
• Varamedlem Velges for 1 år av gangen 
• Varamedlem Velges for 1 år av gangen Kasserer Velges for 1 år av gangen 

Gruppeleder 

Gruppeleder har, i tillegg til oppgavene som er felles for hele gruppestyret, ansvar for å:  

• lede arbeidet i gruppestyret 
• følge opp gruppens økonomi i samarbeid med regnskapsfører 
• levere årsrapport med årsmelding og regnskap til forbundet 
• søke driftstøtte hos Hvaler kommune 
• innhente politiattest for lederne og registrere politiattester uten merknader i medlemssystemet Min speiding 
• sette seg inn i Norges speiderforbunds beredskapsplan og følge opp sine oppgaver i henhold til denne 
• sette seg inn i nasjonale retningslinjer for håndtering av varsler, kritikkverdige forhold og uønskede hendelser, samt lage gruppens rutiner i tråd med disse 
• gjennomføre regelmessige møter med enhetslederne hvor dere koordinerer arbeidet og diskuterer felles strategiske satsinger og utfordringer. 
• gruppens representant i Kretsting 
• undertegner alene for speidergruppen 

Regnskapsfører (kasserer) 

Regnskapsfører velges av gruppetinget for et år av gangen. Gruppeleder kan ikke være regnskapsfører. Gruppeleder og regnskapsfører skal være formelt og reelt uavhengige personer, og skal ikke være i nær familie med hverandre. 

Krav til rollen: 

Den som stiller til valg som regnskapsfører, bør ha interesse for å sette seg inn i gruppens regnskap og gjøre en grundig jobb med regnskapsføring og praktisk oppfølging av økonomien i gruppen. Noe erfaring med regnskapsføring eller budsjettstyring er en klar fordel. 

Regnskapsførerens oppgaver: 

• føre gruppens regnskap  
• ha ansvar for inn- og utbetalinger via bank og eventuelt kontantbeholdning  
• holde gruppestyret orientert om økonomisk status i gruppen
• fullføre og presentere gruppens årsregnskap for gruppetinget 
• ha kontakt med gruppens revisor og sørge for at regnskapet blir revidert før 1. gruppeting 

Revisor

Revisor velges av gruppetinget for ett år av gangen. Personen kan ikke være medlem av gruppestyret, være regnskapsfører, eller på annen måte være ansvarlig for økonomien i gruppen. Vedkommende kan heller ikke være i nær familie/relasjon med medlemmer av gruppestyret eller regnskapsfører, for å unngå å kontrollere bilag fra seg selv eller sine nærmeste. Revisor skal være myndig. 

Krav til rollen: 

Den som stiller til valg som revisor i gruppen, bør ha interesse for å sette seg inn i gruppens regnskap og gjennomgå det samvittighetsfullt. Erfaring med regnskap er en klar fordel.  

Revisorens oppgaver: 

• revidere det ferdige regnskap fra regnskapsføreren 
• skrive revisjonsberetning som regnskapsføreren framlegger for gruppetinget 

Husfut

Husfut sine oppgaver: 

• holde oversikt over bruk av speiderhuset 
• behandle innkommende leieforespørsler og ha videre kommunikasjon med leietakere. Sørge for at speiderhuset er klart for utleie.  
• utarbeide faktagrunnlag for regnskapsføreren i forbindelse med utleie.  
• følge opp at speiderhuset blir tatt godt vare på og vedlikeholdt, at det arrangeres dugnader ved behov 
• sørge for at det er nok forbruksvarer 
• har oversikt over lovbestemte krav rundt sikkerhet, eventuelle grønne sjekklister og fysiske forhold på speiderlokalet 

Enheter –Flokk, Tropp og Roverlag

Gruppestyret godkjenner enhetsledere og enhetsassistenter til beverkolonien, småspeiderflokken og troppen. 

Roverlaget velger sine egne ledere blant roverne for ett år av gangen. Rovere har stemmerett og er valgbare i roverlaget ut det året de fyller 25 år. Medlemmer over denne alderen har talerett i alle saker.  

Lederne i enheten har i fellesskap ansvar for arbeidet i enheten. De har vanligvis mer kontakt med speiderne og foreldrene enn de andre lederne i gruppen, og står for mye av programmet fra uke til uke. Når vi snakker om ledere her, mener vi både enhetsledere, enhetsassistenter og andre voksne som har faste oppgaver i enheten, selv om rollene og oppgavene er ulike. Det er mange oppgaver som ikke krever noen spesiell kompetanse, mens det for noen oppgaver er en fordel å være mer kjent med speidingens idé, program, metoder og verdier. For fellesskapet er det viktig at alle lederne følger opp det de har tatt på seg, og gir beskjed dersom de ikke får det til. Her følger en oversikt over enhetsledelsens ansvar og ledernes oppgaver og hva som er spesielt for den enkelte enheten. 

Enhetsledelsen

Lederne i enheten er et kollegium og har sammen ansvar for å drive og utvikle enheten. 

Felles ansvar for enhetsledelsen:  

• holde god kontakt med foreldre og speidere i enheten, slik at de får en god forståelse av speiderarbeidet generelt og aktivitetstilbudet, metodene og rutinene i enheten 
• vise omsorg for speiderne og de andre lederne 
• utforme enhetens terminliste/årsplan, samt bidra aktivt i planlegging, forberedelse og gjennomføring av møter og turer 
• motivere speiderne til å utvikle seg gjennom aktivitetstilbudet og arbeidet med speiderprogrammet 
• følge opp speidernes progresjon og merke- og måloppnåelse bidra til at speiderne får nytte av de ulike tilbudene fra kretsen, korpset og forbundet, blant annet gjennom å formidle informasjon om og motivere dem til å delta på arrangementer og prosjekter 
• holde gruppelederorientert over egne medlemmer, inkludert inn- og utmeldinger og behov for oppdatering av medlemsinformasjon i medlemssystemet Min speiding og Spond 
• i samarbeid med de andre enhetene legge en plan for hvordan speiderne skal forberedes på overgang til ny enhet, og hvordan dere skal ta imot nye speidere i enheten 
• vite om noen av speiderne i enheten har spesielle behov, og følge opp disse 

i tillegg for tropp: 

• ha ansvar for at troppen velger representanter til gruppeting i henhold til lovene, samt gi disse opplæringen de trenger for å kunne delta aktivt i slike møter 
• ha ansvar for å involvere troppens patruljeførere og patruljeassistenter i viktige avgjørelser og planlegging av troppens arbeid, fortrinnsvis gjennom førerpatruljen 
• troppsleder er peff i førerpatruljen. 

i tillegg for roverlag:  

• arbeide for at laget skal spille en aktiv rolle i gruppens virksomhet og sosiale miljø 
• i samarbeid med gruppelederen jobbe for at lagets medlemmer får tilbud om passende oppgaver eller verv i gruppen (f.eks. gjennom aspirantoppgaven eller arbeidet med de burgunder roverklaffene) 

Enhetsleder

Enhetslederen oppnevnes av gruppestyret til å lede arbeidet i enheten. Enhetslederen er det naturlige bindeleddet mellom gruppestyret og enheten.  

Krav til rollen: 

Enhetsleder bør ha noe erfaring fra enheten hun/han skal lede, og skal sette seg inn i speiderprogrammet for enheten og relevante programrelaterte hjelpemidler. Det er en stor fordel å ha tatt Trinn 2 i grunntreningen for gjeldende enhet. Det er også lurt å holde seg oppdatert og fornye seg ved å ta emnekurs eller delta i annen relevant opplæring. Når enhetsleder tar fatt på vervet sitt, bør hun/han delta i en samtale med gruppeleder for å gjøre en forventningsavklaring. 

Enhetslederen har også ansvar for å: 

• lede arbeidet i enheten i tråd med prinsippene for program og ledelse 
• lede arbeidet med utforming og gjennomføring av enhetens mål og årsplaner i tråd med målene som er satt for gruppen, kretsen og hele forbundet 
• inkludere, støtte og veilede de andre lederne i enheten, og motivere og hjelpe dem til å utvikle sin kompetanse innen speiding og ledelse 
• ha oversikt over enhetens økonomi og utstyr 
• sørge for at enhetsledelsen er representert på enhetsledermøter, ledermøter og gruppeting 
• delta på ledersamlinger eller tilsvarende i kretsen, og oppfordre andre medlemmene i enheten til å delta på det som er relevant for dem 
• i tropp: Lede arbeidet i førerpatruljen 
• sørge for god arbeidsfordeling mellom lederne i enheten.